En France, le coût d’un système de gestion d’entrepôt, communément appelé WMS (Warehouse Management System), varie considérablement en fonction des fonctionnalités, de la taille de l’entreprise et du niveau de personnalisation souhaité. Selon les dernières statistiques disponibles (notamment cette étude de Mordor Investissement qui retrace les grandes évolutons du marché des WMS), le prix moyen d’un WMS s’établit autour de 30 000 € pour les PME, tandis que les grandes entreprises doivent souvent débourser jusqu’à 300 000 € pour un système sur mesure.
Toutefois, il est essentiel de noter que ces chiffres ne représentent qu’une estimation et que le coût réel d’un WMS peut fluctuer en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Par exemple, une solution cloud basée sur un abonnement mensuel peut être proposée à partir de 150 € par utilisateur et par mois, tandis qu’un système WMS on-premise nécessite généralement un investissement initial plus conséquent, pouvant aller jusqu’à 100 000 € pour l’installation et la formation du personnel. Mais je pense que vous avez déja comprit depuis bien longtemps que les éditeurs de logiciels pratiquent le plus souvent un pricing sur-mesure et que je ne peux donc avancer dans cet article que des échelles de prix très (trop ? ) génériques.
En outre, le prix d’un WMS est également influencé par les services d’intégration, de maintenance et de support technique, qui peuvent représenter jusqu’à 20% du coût total sur une période de trois ans. Ainsi, il est primordial de bien étudier les différentes options disponibles sur le marché et leur impact sur votre organisation en termes de ressources matérielles et humaine: si vous ne vous adonnez pas sérieusement à cet exercise (passablement ennuyeux je l’avoue); vous risquez fortement une (grosse) sortie de route financière sur votre projet. N’oubliez pas qu’un investissement bien quantifé prend en compte le cout de l’investissement en tant que tel, mais aussi (peut être même surtout) la variation de B.F.R qu’il implique dans le temps…
Or les fournisseurs de WMS ne sont pas toujours francs avec les prix complet de leurs systèmes, ce qui peut rendre difficile la détermination du montant que vous allez effectivement payer. Alors même que de nombreux facteurs différents peuvent faire varier considérablement vos budgets pour le déploiement d’un WMS; il convient donc de demander plusieurs offresà plusieurs éditeurs et de ne surtout pas bâcler l’avant vente . Dans cette étape cruciale, vous devrez leur permettre de bien identifier vos besoins et les fonctionnalités qui y répondront et – quant a vous- rester très vigilent et très critique sur les proposition apportées pour en déduire le coût réel (exemple la brique logiciel sur-mesure éventuellement proposée à un coût de license mais impliquera potentiellement de renouveller une baie de server ou d’embaucher un expert de tel language de programmation).
Ce travail fastidieux sera probablement votre meilleure négociation quant au coût final : d’une part en ne concentrant leur proposition que sur ce qui génère de la valeur pour vous; ils seront plus à même d’adapter le tarif, d’autre part vous pourrez évaluer chaque solution non pas sur le coût faciale mais sur le coût réél.
Et c’est l’objet de ce guide, vous accompagner étape par étape pour déterminer le coût global du projet; et plus spécifiquement sur les éléments suivants :
- L’examen du modèle de tarification et des options de déploiement du WMS.
- Calculer les coûts d’installation du WMS
- Décider des fonctionnalités WMS dont vous avez besoin
- Déterminer les éventuels coûts cachés
- Réunir votre budget WMS [infographie].
Alors après cette (longue) intro, place aux conseils. En espérant que ces quelque dizaines de minutes de lecture vous feront gagner de précieux mois et éviter de grosses sueurs froides en CoPil Finance 🙂
1. SaaS ou license perpetuelle : le choix qui détermine la structure de coûts d’un WMS
La grande majorité des WMS s’inscrivent dans l’un des deux modèles de tarification suivants :
- licence perpétuelle
- modèle d’abonnement (généralement mensuel).
Les budgets initiaux et les budgets annuels évolueront en fonction du modèle de déploiement que vous choisirez.
Le plus grand axe de différence entre les deux, réside dans le fait qu’une licence perpétuelle est généralement utilisée avec des solutions sur site tandis que le modèle d’abonnement fonctionne dans le modèle SaaS (Software-as-a-Service) et utilise le cloud pour une partie du stockage ou du traitement des données.
quelque sot la solutions choisie, dans l’ensemble, la première année sera probablement la plus coûteuse en raison des coûts associés à l’installation, à la configuration et à la formation, même en tenant compte des coûts de maintenance et d’entretien. Avec le SaaS elle sera néanmoins moins couteuse car vous n’aurez pas à investir dans les machines internes (juste dans la formation & le setup). Mais ce que vous économiserez en année 1, vou le paierez les années suivantes; les licenses Saas annuelles étant logiquement plus chères.
Abonnement SaaS
La dernière étude sur les prix des WMS a révélé que les entreprises dépensent en moyenne 167 euros par utilisateur et par mois pour leur système.
Il faut s’attendre à payer au moins 100 € par utilisateur pour les services d’entrée de gamme qui ont un niveau de fonctionnalité de base. Cela revient à environ 500 euros par installation, car lon considère généralement que les entrepôts comptent en moyenne cinq utilisateurs lors de leur première installation de WMS.
Les offres qui incluent davantage de fonctionnalités, telles que des outils de gestion de flotte ou des analyses conçues pour accroître l’efficacité de la préparation des commandes, et celles qui sont mieux adaptées à l’intégration des logiciels de plusieurs fournisseurs, peuvent atteindre entre 200 et 300 euros par utilisateur, ou entre 1 000 et 1 500 euros par établissement, par mois.
Les services d’abonnement les plus prémiums qui sont adaptés aux opérations d’entreposage de grande envergure ou qui incluent des fonctionnalités avancées, peuvent atteindre 500 Euros par utilisateur ou jusqu’à environ 5 000 Euros par établissement, par mois.
Notez que les plans d’abonnement ont souvent un faible coût initial, avec de nombreuses options d’essai gratuit et des réductions de coûts pendant les six premiers mois ou un an. L’objectif des fournisseurs est de s’assurer votre collaboration et de vous faire apprendre la plateforme à un tarif réduit… pour vous vendre plein pot les fonctionnalitées au terme de l’année d’essais. N’hésitez pas en avant-vente à négocier le prix futur de ces options et fonctionnalités afin d’éviter de vous faire dépouiller une fois que vous serez plus ou moins « technologiquement captifs »
De nombreux WMS sont proposés en association avec des suites d’autres produits, de sorte que vous pouvez voir les coûts augmenter pour l’inclusion d’éléments d’optimisation de la main-d’œuvre, d’outils de gestion de la relation client ou de plates-formes d’analyse prédictive pour le S&OPqui utilisent les données d’autres modules proposés par votre fournisseur de WMS.
Les petits ajouts, tels que les systèmes de gestion des commandes améliorés, peuvent coûter aussi peu que 100 euros supplémentaires par entrepôt et par mois, tandis que les ajouts plus importants, tels qu’un CRM complet, peuvent rapporter un pourcentage de réduction sur un service qui coûte des milliers d’euros chaque mois.
La tarification peut s’avérer délicate avec certaines options d’abonnement, car vous devrez peut-être acheter des blocs de licences, par exemple en payant 1 000 Euros par mois pour un maximum de cinq utilisateurs. Recherchez donc des options qui vous permettent d’acheter uniquement les licences dont vous avez besoin et qui peuvent évoluer en fonction de la demande sans être vendues par carnets entiers.
Licences perpétuelles
Les progiciels qui reposent sur une structure de frais de licence perpétuelle ont souvent des coûts initiaux très élevés, car vous achetez le logiciel directement. Dans ces modèles, votre fournisseur reçoit la majeure partie de son paiement lors de l’acquisition, de sorte que les coûts de service récurrents ont tendance à être faibles et liés aux options, aux mises à niveau et au support.
Votre WMS d’entrée de gamme avec une licence perpétuelle commencera à environ 2 500 € par établissement. Cela inclut une automatisation et un support d’inventaire limités – souvent en limitant la portée ou en n’incluant pas les méthodes de suivi des marchandises à travers les différents canaux ou voies d’expédition. Les modèles de base qui prennent en charge les applications de vente au détail, comme celles qui sont reliées aux salles de stockage de quelques sites mais qui n’automatisent pas l’exécution des commandes, atteignent environ 10 000 €.
Les PME qui viseront un « milieu de gamme » de l’automatisation, avec des degrés variables de complexité et de spécificité de l’industrie, doivent prévoir une fourchette de coûts allant de 10 000 à 50 000 euros par établissement. Une partie du coût que vous payez dans ce cas de figure financent des capacité de validation des commandes, la prise en charge un plus grand nombre de dispositifs de préparation de commandes, ainsi que la mise a jour régulière du système.
Si votre WMS s’intègre à un logiciel qui se met régulièrement à jour; assurez-vous que votre licence couvre les mises à niveau du WMS pour maintenir la compatibilité et le support du logiciel.
Pour les Grandes Entreprises – ou les plus automatisées des PME; le choix devra se porter sur des licenses haut de gamme. Parmis les fonctionnalités couvertes : les derniers logiciels de robotique et d’automatisation, l’intégration aux fournisseurs et aux transporteurs, Interfaces & AI pour des analyses et intégration à des lignes d’assemblage ou de fabrication spécialisées… Dans ce cas de figure votre WMS pourra coûter entre 20 000 et 200 000 euros .
Veuillez noter néanmoins que les fonctionnalités et – partant de la – les coûts sont extrêmement variés, de sorte qu’un processus de budgétisation approprié nécessite de multiples entretiens avec les fournisseurs potentiels. Ne négligez donc pas l’avant-vente ! (Encore une fois)
Tableau des coûts initiaux d’un WMS pour les déploiements sur site et en mode SaaS.
| Fonctionnalité d’entrée de gamme | Fonctionnalité de milieu de gamme | Fonctionnalités Haut de Gamme | |
|---|---|---|---|
| SaaS (par utilisateur/mois) | 100 € | 300 € | 500 € |
| Licence perpétuelle (par établissement) | 2 500 à 10 000 € | 10 000 à 50 000 € | 20 000 à 200 000 € |
| Convient aux | entreprises dont l’automatisation et la prise en charge de l’inventaire sont limitées – souvent sans méthodes de suivi des marchandises à travers les différents canaux ou voies d’expédition. | Opérations en croissance nécessitant un milieu de gamme de services et d’automatisation, avec des degrés de complexité/de spécificité industrielle | Entreprises nécessitant un logiciel d’automatisation de pointe, une intégration avec les fournisseurs, des analyses avancées ou une intégration avec des chaînes de montage spécialisées |
Choisir entre SaaS et licenses perpetuelles : 5 à 7 années pour rentabliser l’option licenses perpetuelles
Il convient également de noter que les coûts à long terme associés aux logiciels sur site restent généralement faibles, de sorte que le seuil de rentabilité d’une licence perpétuelle et d’un modèle d’abonnement se situe généralement entre la cinquième et la septième année. La licence perpétuelle est donc une meilleure affaire au fur et à mesure que vous gardez le système. Gardez cela à l’esprit lorsque vous examinez les prix moyens des systèmes de gestion d’entreprise.
Quelques grandes marques de logiciels proposent des modèles de licence perpétuelle sur la base d’un utilisateur par application et fixent un nombre minimum d’utilisateurs que vous devez acheter, comme pour un modèle d’abonnement. Cela pourrait être une option de compromis
2. Calculez les coûts d’installation du WMS
Lorsque vous établissez le budget de votre nouveau WMS, sachez que l’installation et la configuration de votre système de gestion d’entrepôt peuvent entraîner des coûts qui ne sont pas inclus dans le prix de la licence ou de l’abonnement proposé par votre fournisseur – ce qui peut etre particulièrement peinalisant (voir fatal) pour les PME.
Installation et personnalisation du WMS
Les systèmes sur site (donc généralment des licenses perpetuelles) ont des coûts d’installation plus élevés, mais ces fournisseurs sont également plus susceptibles de fournir des services de personnalisation dans le cadre de l’installation. La mise en route comprend généralement la vérification des bases de données, l’intégration et la configuration. Les plateformes haut de gamme ont tendance à coûter environ 10 000 € pour l’installation et la personnalisation, tandis que les systèmes d’entrée de gamme coûtent en moyenne près de 2 000 €.
Les systèmes de WMS SaaS haut de gamme auront probablement des coûts d’installation et de configuration, car cette pratique est de plus en plus courante dans le secteur. Les frais de personnalisation et d’intégration, ainsi que la configuration initiale, varient considérablement en fonction de votre système et de vos partenaires d’intégration. Une estimation sûre est de 5 000 € pour un système de milieu de gamme.
Tableau des coûts d’installation du WMS pour les déploiements sur site et en mode SaaS
| Niveau d’entrée | Milieu de gamme | Haut de gamme | |
|---|---|---|---|
| Sur site | 2000 € | 5500 € | 10 000 € |
| SaaS | 1 000 € | 5 000 € | 7 000 € |
L’un des avantages budgétaires des fournisseurs SaaS est qu’ils ont tendance à avoir moins de coûts supplémentaires associés à l’application des mises à jour. Vous pouvez encourir certains de ces coûts pour une solution sur site qui nécessite que votre fournisseur effectue manuellement une mise à jour ou une personnalisation future.
Maintenance et assistance
Les budgets WMS intelligents tiennent compte de l’utilisation à long terme d’un système, y compris des coûts pour assurer son bon fonctionnement.
Les packages WMS sur site, sous licence perpétuelle, sont généralement accompagnés d’un coût de maintenance annuel distinct dans le cadre de votre contrat. Ces frais couvrent les mises à jour, les mises à niveau, les correctifs de sécurité et l’assistance technique pour votre logiciel.
Dans le cas d’une licence perpétuelle, le coût de la maintenance annuelle peut représenter entre 10 et 20 % du coût de la licence de votre WMS, bien qu’il soit souvent réduit pendant une période initiale. Lorsque le contrat expire et doit être renouvelé, attendez-vous à une augmentation de 1 à 2 % du coût pour chaque nouveau contrat.
Les fournisseurs de SaaS peuvent regrouper les coûts de maintenance et de support dans le prix global de votre abonnement. Ce que vous pouvez payer en plus est un support premium (des équipes de support dédiées, une surveillance à distance et un rythme accru de sauvegardes..). Les prix de ces forfaits varient considérablement, mais un supplément de 5 à 10 % vous aidera à budgétiser cette assistance de manière adéquate.
Tableau des coûts totaux d’installation d’un WMS pour les déploiements sur site et en mode SaaS
| Type de coût | Entrée de gamme | Milieu de gamme | Haut de gamme |
|---|---|---|---|
| Déploiements sur site | |||
| Installation et personnalisation | € 5 000 | € 20 000 | € 50 000 |
| Maintenance et support | € 1 000 | € 4 000 | € 10 000 |
| Coût total de l’installation | € 6 000 | € 24 000 | € 60 000 |
| Déploiements SaaS | |||
| Installation et personnalisation | € 1 000 | € 7 000 | € 20 000 |
| Maintenance et support | € 200 | € 1 400 | € 4 000 |
| Total des coûts d’installation | € 1 200 | € 8 400 | € 24 000 |
3. Décidez des fonctionnalités du WMS dont vous avez (réellement) besoin
Certaines fonctions basiques d’un système de gestion d’entrepôt sont prises en charge dans la plupart des implémentations de base, mais beaucoup ne se trouvent que dans les systèmes de milieu de gamme ou haut de gamme.
Tableau présentant des exemples de fonctionnalités WMS d’entrée de gamme, de milieu de gamme et d’entreprise
| Fonctionnalités de base | Fonctionnalté milieu de gamme | Fonctionnalité haut de gamme |
|---|---|---|
| Gestion des stocks | Optimisation de la préparation des commandes | Créneaux dynamiques |
| Exécution des commandes | Tableaux de bord personnalisés pour les utilisateurs | Automatisation de l’IdO |
| Réception | Analyses en temps réel | Prise en charge de la conformité industrielle |
| Lecture des codes à barres | Gestion de la flotte et des actifs | Prise en charge de la conformité industrielle |
| Expédition | Planification de la capacité | Analyses et prévisions avancées |
Bien évidemment le prix est fonction du nombre de fonctionnalité ! Choisissez les fonctionalités WMS qui vous intéressent et n’éhsitez pas a négocier chacune avec les fournisseurs en avant vente !
4. Prévoyez les coûts » cachés » du WMS
Formation de votre personnel
Vous devez prévoir trois à cinq jours de formation pour votre personnel sur le nouveau système de gestion d’entrepôt. Cela vous permettra de former par roulement et de donner aux équipes le temps de s’exercer et de revenir vers leurs formateurs avec des questions.
Au delà de ce budget de formation initial, n’oubliez pas de budgetter les formations récurrentes les années suivantes : mise à niveau des collaborateurs existants et formation des nouveaux collaborateurs à votre système.
Si votre fournisseur fournit une formation pratique, attendez-vous à ce qu’elle coûte entre 3 000 et 5 000 Euros pour votre équipe. Lorsqu’un fournisseur estime ce coût, il couvre généralement la formation à un seul endroit, qu’il s’agisse de votre site ou du sien, de sorte que votre budget devra peut-être être augmenté si vous souhaitez ou devez suivre une formation sur plusieurs sites.
Les fournisseurs qui mettent en place des plateformes d’autoformation doublées d’une assistance en ligne ou par téléphone ont tendance à avoir des frais généraux moins élevés grâce à la livraison en ligne, de sorte que le coût moyen est d’environ 2 000 € pour la première année de votre équipe. Mais attention, ils sont généralement vendus avec des conditions strictes ou tout dépassement implique l’achat d’un carnet de consulting.
Améliorer votre infrastructure
Il se peut que votre équipement actuel ne fonctionne pas au mieux avec votre WMS. C’est particulièrement vrai pour les anciennes infrastructures informatiques dans le cas des solutions auto-hébergées et pour les anciens équipements de numérisation / codes-barres.
Les solutions sur site peuvent donc nécessiter des mises à niveau de vos serveurs de base de données, du matériel de mise en réseau et des PC qui exécutent votre WMS. Si vous achetez un système de gestion d’entrepôt plus récent, attendez-vous à ce qu’il soient plus gourmand en ressources et implique donc pour tourner sans bugs un investissement conséquent pour renouveller l’infra technique en interne.
Les modèles hébergés vous évitent d’avoir besoin de matériel de serveur supplémentaire, mais ils nécessitent un ordinateur pas trop mou ni trop vieux, ainsi qu’une connexion Internet fiable et rapide. Les achats importants dans ce domaine proviennent souvent des systèmes de sauvegarde que les clients superposent à leur stockage en nuage. De nombreuses entreprises souhaitent disposer d’une copie locale de leurs données afin que les opérations ne s’arrêtent pas en cas de perte de connectivité. Ce n’est absolument pas une mauvaise idée d’ailleurs. Quitte a lâcher Windows 98; pourquoi ne pas s’offrir une petite baie de serveurs ?
Temps du personnel informatique général
Comme pour les dépenses d’infrastructure, le surcoût lié au personnel informatique et à la maintenance est difficile à prévoir car il dépend de votre système, de l’étendue de votre licence ou de votre utilisation, et des capacités de votre équipe informatique. Mais dans tous les cas, vous devrez travailler avec eux pour définir la surcharge induite par le nouveau logiciel.
Utilisation de vos données
Le Big Data est au cœur des préoccupations des entreprises qui cherchent à être plus efficaces. Il est présent dans un certain nombre de fonctionnalités du WMS, de l’optimisation des stocks et de la préparation des commandes au choix des méthodes d’expédition … Et bien d’utres sujets encore. Cependant, certains utilisateurs de WMS ont remarqué qu’ils avaient besoin d’un logiciel supplémentaire ou de temps de travail pour exécuter des analyses avancées et générer des informations précieuses. Ces logiciels peuvent être assez couteux si on prends l’exemple de « Tableau » la rolls en la matière. D’autres outils sont plus abordables, rapprochez vous de votre BI pour définir et budgetter celui qu’il vous faudra.
5. En résumé combien vous coûtera votre (cher) WMS ?
Pour votre budget WMS, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, notamment la taille de votre opération globale et votre budget annuel.
Si vous gérez un seul entrepôt, le coût de votre WMS sera plus élevé par entrepôt, que ce soit en nuage ou sur site. Toutefois, le coût total sera plus faible que celui de vos concurrents qui ont deux entrepôts ou plus. En moyenne, pour un système en nuage, le coût total de votre WMS devrait être inférieur à 1 500 euros par mois pendant la première année. Pour un service de licence perpétuelle, le coût total devrait être inférieur à 35 000 euros pour la première année (soit environ 3 500 euros par mois).
Si vous utilisez un petit WMS pour un seul site et un seul utilisateur, sans les nombreuses fonctionnalités mentionnées jusqu’à présent, les coûts pour toute la première année pourraient être de 1 500 à 2 000 euros.
Pour les véritables systèmes haut de gamme, si vous gérez plusieurs sites et que vous devez améliorer l’infrastructure de chacun d’entre eux, les coûts peuvent facilement dépasser les 100 000 euros pour votre première année.
Lorsque vous passez à plusieurs entrepôts et àune taille de business intermédiaire, les frais de mise en œuvre et d’infrastructure peuvent atteindre 10 000 euros, tandis que la solution elle-même peut coûter jusqu’à 75 000 euros pour la première année.
Il est important de noter que les prix peuvent varier considérablement dans le secteur, il est donc préférable de demander plusieurs offres en fonction de vos besoins spécifiques. En identifiant les caractéristiques indispensables ou souhaitables, vous pouvez simplifier votre processus de sélection et respecter votre budget global.
En guise de conclusion et résumé, une petite FAQ
Quels sont les facteurs qui influencent le coût d’un WMS ?
La taille de votre entreprise, le nombre d’entrepôts que vous gérez, le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités requises peuvent tous influencer le coût de votre WMS. Les systèmes d’entreprise coûtent généralement plus cher que les petits systèmes destinés à une utilisation personnelle.
Quel est le coût moyen d’un WMS pour une entreprise avec un seul entrepôt ?
Le coût d’un WMS peut varier considérablement en fonction de nombreux facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le nombre d’entrepôts gérés et le niveau de fonctionnalité souhaité. En moyenne, un WMS en nuage devrait coûter moins de 1 500 € par mois au cours de la première année, tandis qu’un service de licence perpétuelle peut coûter jusqu’à 35 000 € pour la première année.
Quel est le coût d’un petit WMS pour une entreprise avec un seul utilisateur et un seul site ?
Les coûts de votre WMS pourraient être de 1 500 à 2 000 Euros pour toute la première année.
Combien coûtent les systèmes haut de gamme pour une entreprise avec plusieurs sites ?
Les véritables systèmes de niveau entreprise peuvent facilement dépasser les 150 000 Euros pour votre première année si vous gérez plusieurs sites et que vous devez améliorer l’infrastructure de chacun d’entre eux.
Comment déterminer le coût d’un WMS pour mon entreprise ?
Pour déterminer le coût d’un WMS pour votre entreprise, vous devez d’abord évaluer vos besoins en matière de gestion d’entrepôt. Ensuite, vous pouvez demander des devis à différents fournisseurs de WMS et comparer les coûts en fonction de vos besoins spécifiques.
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